Nmbrs Payroll-koppeling

Introductie

De Nmbrs-koppeling van BrightPensioen automatiseert voor jou als werkgever alle gebruikelijke handelingen in het werkgeversportaal, namelijk:

1. Werknemers uitnodigen
2. Inleg bijwerken
3. Werknemers afmelden

Alleen voor correcties (gemiste inleg) kun je eventueel nog handmatig een ‘Eenmalige inleg’ instellen bij een werknemer in het werkgeversportaal.

Voor de koppeling heb je minimaal het Advanced-pakket nodig van Nmbrs Payroll.

Neem contact op met ons werkgeversteam om de koppeling op te zetten.

Je kan BrightPensioen ook terugvinden tussen de koppelingen op de website van Nmbrs.

Ter info: Onze koppeling werkt al met de nieuwe REST API van Nmbrs. Er zal dus niets veranderen als Nmbrs in 2027 de ondersteuning van hun oudere SOAP API stopzet.

Inrichting

Je geeft aan BrightPensioen de volgende gegevens door om de koppeling in te stellen:

1. Nmbrs-bedrijfsnummer (te vinden onder ‘Informatie Bedrijf’ in Nmbrs)
2. De looncode(s) van de pensioeninhouding/-inleg

Voor inrichtingsmogelijkheden van de looncodes/-componenten kun je twee voorbeelden (vaste looncomponenten en brancheregelingen) vinden onder Inleg bijwerken. Voor hulp of vragen hierbij kun je het beste contact opnemen met Nmbrs-support.

Activeren

Zodra we de koppeling voor je hebben ingesteld kun je inloggen in het werkgeversportaal van BrightPensioen en via het menu rechtsboven naar Koppelingen (alleen voor de rol ‘Beheerder’). Daar vind je de koppeling, om deze te Activeren. Je wordt dan doorgestuurd naar Nmbrs om de koppeling te autoriseren. Je moet daar in Nmbrs natuurlijk de juiste rechten voor hebben. Je kan in het werkgeversportaal ook altijd de koppeling deactiveren/pauzeren (en eventueel opnieuw activeren).

Bij het autoriseren in Nmbrs vink je je bedrijf/debiteur aan en klik je rechts onderin op ‘Allow’. Mocht je de verkeerde debiteur selecteren of deze komt niet overeen met het Nmbrs-bedrijfsnummer dat je aan ons hebt doorgegeven, dan zul je een foutmelding te zien krijgen. Probeer het dan opnieuw of neem even contact met ons op. Als je meerdere entiteiten gaat koppelen, zorg dan dat je eerder aangevinkte bedrijven/debiteuren bij het autoriseren in Nmbrs niet uitvinkt, want dan worden deze weer ontkoppeld.

Meer informatie over welke toegang en gegevens de Nmbrs-koppeling gebruikt vind je hier.

Personeelsnummers

Als je al klant bent van BrightPensioen en al werknemers in het werkgeversportaal hebt staan, moeten de bestaande werknemers eerst voorzien worden van een Personeelsnummer.

Let op: Stel de personeelsnummers in vóór de koppeling geactiveerd wordt, anders worden alle werknemers automatisch opnieuw uitgenodigd voor BrightPensioen.

Je kan hiervoor in bulk (bestaande) Werknemers importeren/bijwerken in het werkgeversportaal van BrightPensioen en daarmee de personeelsnummers toevoegen aan de bestaande werknemers. Of je klikt in het werkgeversportaal bovenaan de tabel met Werknemer gegevens op Bewerken en voegt in de (laatste) kolom ‘Personeelsnummer’ de personeelsnummers toe.

Als je net van start gaat met BrightPensioen, is de eerste stap om al je werknemers (met pensioeninleg) uit te nodigen voor BrightPensioen. Dit kan het beste met een Bulkuitnodiging/import. Het CSV-template hiervoor kun je downloaden in het werkgeversportaal onder Uitnodigingen. We kunnen je hier ook mee helpen. Het is belangrijk de personeelsnummers ook mee te nemen bij het importeren. De inleg hoef je niet in te vullen, want die wordt na het activeren van de koppeling automatisch uitgelezen. Je kan eventueel ook het Extra veld voor uitnodigen gebruiken, na het activeren van de koppeling.

Salarisruns

Als de koppeling actief is, worden elke nacht de gegevens uit Nmbrs gesynchroniseerd naar BrightPensioen. Om de pensioeninleg in BrightPensioen gelijk te houden aan de loonadministratie in Nmbrs, wordt er gekeken naar de Salarisruns voortkomend uit de Loonopdrachten. Zoals je waarschijnlijk weet, elke loonstrook van iedere werknemer wordt opgebouwd uit een normale salarisrun en eventuele extra/correctie/twk-runs op dezelfde periode.

Doordat we alleen naar de (normale) salarisruns kijken, zal een bijgewerkt(e) inleg/looncomponent in de Huidige periode nog niet direct zichtbaar zijn in BrightPensioen, maar pas als de (normale) Salarisrun voor die periode is aangemaakt in de Loonopdracht (en dan na de nachtelijke sync).

Let op: Het is voor de koppeling dus van cruciaal belang om de maandelijkse normale salarisrun aan te maken uiterlijk op de ‘Uiterste wijzigingsdatum incasso inleg‘, om ervoor te zorgen dat de (aanpassingen van de) maandelijkse pensioeninhoudingen/-inleg op tijd zijn gesynchroniseerd van Nmbrs naar BrightPensioen. Uiterlijk de 20ste van de maand is altijd op tijd.

Ter info: Een (normale) salarisrun aangemaakt in Nmbrs Payroll op de uiterste wijzigingsdatum wordt nog meegenomen in die maand, ook al vindt de sync pas na middernacht plaats (rond 3.00 uur). De datum van deze mutaties wordt op één dag eerder dan de sync gezet.

TWK-runs met correcties

De koppeling leest alleen salarisruns uit van de types ‘normal’ en ‘normal_twk’. Van deze types is er normaal gesproken maar één per maand (meestal tussen de 15e en 20e van de maand) en bevat deze alle werknemers waarbij op dat moment een pensioeninleg is ingesteld.

Dat betekent dat salarisruns van de types ’twk’ en ‘partial’ niet worden uitgelezen. Let dus op dat als salarisruns van deze types extra pensioeninleg bevatten, dat je die handmatig als Eenmalige inleg in moet stellen bij de werknemer in het werkgeversportaal van BrightPensioen.

Let op: Alleen bij een ‘normal_twk’-salarisrun worden twk-correcties wél meegenomen en opgeteld bij de pensioeninhouding/-inleg van het normale gedeelte / de huidige periode van de salarisrun. De maandelijkse periodieke inleg in BrightPensioen wordt dan voor één maand anders en zal de volgende maand na het aanmaken van de normale salarisrun weer automatisch op de reguliere pensioeninleg gezet worden.

Werknemers uitnodigen

Als de koppeling actief is, worden elke nacht de gegevens uit Nmbrs gesynchroniseerd naar BrightPensioen. Als een (nieuwe) werknemer mét pensioeninleg (op basis van de doorgegeven looncodes) wordt gedetecteerd (in de normale salarisrun), en het personeelsnummer komt nog niet voor bij de actieve werknemers in BrightPensioen, wordt deze werknemer automatisch aangemaakt bij de Uitnodigingen in het werkgeversportaal.

De Uitnodigingsdatum wordt op één dag later gezet dan de sync. Dus als je bijvoorbeeld bij een werknemer in Nmbrs op 14-06 een pensioeninleg instelt (met een doorgegeven looncode) en je maakt op 16-06 de normale salarisrun aan voor die periode, dan wordt de eerstvolgende nacht op 17-06 de salarisrun uitgelezen en de werknemer aangemaakt in de uitnodigingen van BrightPensioen, met een uitnodigingsdatum van 18-06, waarop de werknemer om 7.00 uur ’s ochtends de uitnodigingse-mail ontvangt.

Als er automatisch uitnodigingen zijn aangemaakt door de koppeling, zullen de beheerders hiervan dezelfde ochtend om 7.00 uur d.m.v. een e-mailnotificatie op de hoogte worden gebracht, met daarbij het aantal aangemaakte uitnodigingen van die dag. De daadwerkelijke uitnodigingse-mails naar die werknemers gaan er dus precies één dag later uit. De uitnodigingen en uitnodigingsdatums zijn ook terug te vinden in het werkgeversportaal onder Uitnodigingen.

Extra veld voor uitnodigen

Als je bij een werknemer in Nmbrs een pensioeninleg instelt (met een doorgegeven looncode), wordt deze niet direct de eerstvolgende nacht aangemaakt bij de Uitnodigingen in het werkgeversportaal. Dit gebeurt namelijk pas na het aanmaken van de volgende normale salarisrun. Dit zorgt voor vertraging bij de persoonlijke aanmelding van de werknemer, waarna de pensioeninleg pas kan starten.

Door gebruik te maken van een Extra veld in Nmbrs kun je werknemers eerder uitnodigen en de kans op gemiste inleg en handmatige correcties aanzienlijk verminderen. Maak hiervoor in Nmbrs een extra veld aan met de volgende gegevens:

• Label: BrightPensioen uitnodigen (gebruik exact deze tekst!)
• Veldtype: Ja/Nee

Standaard zal deze waarde voor iedere werknemer op ‘Nee’ staan. Als je deze waarde op ‘Ja’ zet, dan wordt de werknemer de eerstvolgende nacht automatisch aangemaakt bij de Uitnodigingen in het werkgeversportaal. Doe dit zo snel mogelijk na het instellen van een pensioeninleg voor een (nieuwe) werknemer in Nmbrs, om de uitnodiging en aanmelding zo snel mogelijk in gang te zetten en de kans op gemiste inleg en handmatige correcties zo klein mogelijk te maken.

Let op: Door deze waarde weer op ‘Nee’ te zetten wordt een werknemer niet automatisch afgemeld in BrightPensioen. Het extra veld is alleen voor uitnodigen, niet voor afmelden. Daarvoor kun je de werknemer in Nmbrs ‘Uit dienst’ melden of handmatig de werknemer een einddatum geven in het werkgeversportaal. Let dan ook op dat de pensioeninleg in Nmbrs op € 0 staat, om te voorkomen dat de werknemer opnieuw wordt uitgenodigd.

Je kan in Nmbrs een extra veld aanmaken door op bedrijfsniveau naar ‘HR instellingen‘ te gaan en vervolgens onder het kopje ‘Extra velden instellingen’ op ‘Meer…’ te klikken.

Daar vind je de knop ‘Extra veld toevoegen’. Het kan zo zijn dat alleen je administratiekantoor hier bij kan door de niveau-/rollenverdeling. Nmbrs-support kan je hier ook bij helpen. Als het extra veld is aangemaakt (met de eerder genoemde instellingen), dan vind je bij iedere werknemer onder het tabje ‘To-dos’ het extra veld ‘BrightPensioen uitnodigen’.

Werknemers afmelden

Als er werknemers in Nmbrs ‘Uit dienst’ zijn gemeld en deze personeelsnummers staan nog in BrightPensioen op actief, dan gebeurt het volgende in BrightPensioen (na de nachtelijke sync):

Als je alleen de pensioeninleg weghaalt bij de werknemer in Nmbrs, wordt alleen de pensioeninleg op € 0 gezet en zal de werknemer actief blijven in BrightPensioen. Je kan deze dan eventueel handmatig nog een einddatum geven in het werkgeversportaal. Doordat de inleg op € 0 staat in Nmbrs zal de werknemer dan niet opnieuw worden uitgenodigd.

Inleg bijwerken

Als de inleg wijzigt van een werknemer in Nmbrs en het personeelsnummer is bekend bij de actieve werknemers in BrightPensioen, dan zal de Periodieke inleg automatisch worden bijgewerkt. Dit gebeurt (in de nacht) na het aanmaken van de (normale) salarisrun.

De ‘Eenmalige inleg’ wordt nooit automatisch bijgewerkt door de koppeling en kun je altijd handmatig instellen via het werkgeversportaal in BrightPensioen. Dit geeft ruimte voor correcties zoals het inhalen van gemiste inleg.

Vaste looncomponenten

Hieronder vind je een voorbeeld van een pensioeninhouding/-inleg en pensioenbijdrage bij een werknemer in Nmbrs d.m.v. vaste looncomponenten:

Je geeft alleen de looncode(s) van de inhouding/inleg aan ons door, in dit voorbeeld 5280. Dit bedrag incasseren we bij de werkgever en schrijven we bij op de pensioenrekening van de werknemer.

Let op: Geef geen looncodes van andere looncomponenten zoals een eventuele bijdrage aan ons door (in dit voorbeeld 5499), want dan wordt dat bedrag ook geïncasseerd (bij elkaar opgeteld).

Brancheregelingen

Hieronder vind je een voorbeeld van een pensioeninhouding/-inleg en pensioenbijdrage bij een werknemer in Nmbrs d.m.v. brancheregelingen:

Geef weer alleen de looncode(s) van de inhouding/inleg aan ons door, in dit voorbeeld 6004 (en niet de bijdrage/betaling, in dit voorbeeld 6005).

Voor hulp bij het inrichten van je looncomponenten kun je ook terecht bij Nmbrs-support.

Gemiste inleg

Na het uitnodigen moet een werknemer een persoonlijke pensioenrekening openen, voordat de inleg kan worden geïncasseerd en bijgeschreven. Voordat de werknemer hiermee aan de slag gaat, de benodigde veiligheidschecks zijn uitgevoerd en de rekening is geactiveerd, kunnen er enkele dagen tot maanden verstreken zijn. Hoe eerder de uitnodiging dus verstuurd kan worden, hoe beter. Hoe later de uitnodiging verstuurd wordt, hoe groter de kans op gemiste incasso’s. Dan is pensioeninleg wel op het loon ingehouden, maar kan deze nog niet worden geïncasseerd en bijgeschreven. In dat geval kan, nadat de werknemer de aanmelding heeft afgerond en actief is geworden, gemiste inleg altijd handmatig ingesteld worden, via het werkgeversportaal van BrightPensioen, bij de Eenmalige inleg van de werknemer. Tel alle gemiste inleg (eventueel van meerdere maanden/loonstroken/incasso’s) bij elkaar op en vul het bedrag daar in. Het wordt dan éénmalig extra geïncasseerd en bijgeschreven op de Bright-rekening van de werknemer. Maar het liefst voorkomen we deze handmatige correcties natuurlijk, door de uitnodiging en aanmelding zo snel mogelijk in gang te zetten.

Versneld uitnodigen is eigenlijk cruciaal om gemiste inleg en handmatige correcties te voorkomen en kan op twee manieren:

1. Door middel van het Extra veld voor uitnodigen in Nmbrs. Als je zo veel mogelijk vanuit Nmbrs wilt regelen, is dit de manier.
2. Door werknemers handmatig uit te nodigen via het werkgeversportaal van Brightpensioen. Dit is wat meer werk en foutgevoeliger.

Er blijft echter altijd een kans dat de aanmelding even duurt en er een tijd zit tussen het moment van uitnodigen en het moment van activeren van een werknemer. Daarom houden we dit voor je in de gaten. We sturen sowieso altijd een e-mailnotificatie naar de beheerders als een werknemer geactiveerd is. Als na activatie blijkt dat er één of meerdere maandelijkse incasso’s zijn gepasseerd sinds de uitnodigingsdatum, dan geven we dit ook helder aan in de e-mailnotificatie. Dit is een signaal dat je mogelijk handmatig een ‘Eenmalige inleg’ moet instellen bij de werknemer in het werkgeversportaal van BrightPensioen om gemiste inleg in te halen.

E-mailnotificaties

Er worden er dus twee types automatische e-mailnotificaties naar alle beheerders verstuurd:

1. Na activatie van iedere werknemer, met eventueel het aantal gemiste incasso’s. Vanaf dat moment wordt er voor die werknemer pensioeninleg geïncasseerd en bijgeschreven. Eventuele gemiste inleg kan handmatig worden ingesteld bij de ‘Eenmalige inleg’ in het werkgeversportaal van BrightPensioen.
2. Na het automatisch aanmaken van uitnodigingen, die je terug kan vinden onder ‘Uitnodigingen’ in het werkgeversportaal van BrightPensioen. Maximaal één per dag, om 7.00 uur ’s ochtends, met het aantal aangemaakte uitnodigingen. De uitnodigingse-mails naar werknemers gaan er één dag later uit, op de uitnodigingsdatum.

Vragen of interesse?

Neem contact op met ons werkgeversteam via 020-7070545 of mail naar info@brightpensioen.nl.

Nmbrs-support

Voor hulp bij het inrichten van je looncomponenten en het extra veld voor uitnodigen kun je ook terecht bij Nmbrs-support via 085-8889960 (ma-do, 09:00-17:00).